A preparação para o IRF, a decisão de manter ou mudar o regime tributário, conferência de documentos, entre outros procedimentos, acontecem justamente nessa etapa. Para que nada seja resolvido em cima da hora, seguem os principais documentos que devem estar em dia no início de ano:

Livros – Os livros são a base fundamental de registros da empresa e trazem todas as informações contábeis necessárias para o funcionamento da empresa e devem estar de acordo uns com os outros sem contradições. São eles:
– Diário: registra cada transação realizada pela empresa, como compras, vendas, pagamentos, recebimentos, etc.
– Razão: traz os tipos de pagamento (se foram realizados em bancos, caixas ou fo
ecedores) e as movimentações realizadas.
– Entradas e saídas: registram as questões de estoque e vendas de produtos, controlando se deve haver reposição ou aumentar as vendas para ocorrer giro de estoque.

Documentos relacionados ao regime tributário – É no período de fim ou início do ano que a decisão em se manter os regimes tributários ou alterá-los devem ser feitos, já que as alíquotas começam a ser cobradas a partir de janeiro. Por isso, veja se é necessário adequar a escolha destes regimes (simples, lucro presumido, lucro real).

Guias – A principal é a Guia de Recolhimento do FGTS (GEFIP). Mesmo que ela tenha que ser entregue mensalmente, é bom checar se essa documentação está correta em todo final de ano. Outra guia que deve ser observada é a Guia da Previdência. Ela comprova que o pagamento anual da Contribuição Sindical Patronal foi realizado.

Relação anual de informações sociais – Também conhecido como RAIS, é o arquivo no qual constam as contratações realizadas pela empresa, como forma de garantir que as atividades trabalhistas da organização estão seguindo as normas da legislação trabalhista. Mesmo que a empresa não tenha realizado nenhuma contratação, esse documento deve ser entregue todo ano. Seu envio é realizado pelo site do Ministério do Trabalho e Emprego e, caso não seja enviado, a empresa poderá ser multada por dia de atraso da entrega.

Cadastro Geral de Empregados e Desempregados – O CAGED também é outra forma de controle sobre os empregados e desempregados por empresas no Brasil. Todas elas devem enviar esse documento para o Ministério do Trabalho, através do preenchimento do formulário no site do próprio ministério. Da mesma forma que o anterior, caso não seja entregue, a empresa paga uma multa e é preciso justificar o atraso.

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